Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture ?

Vous venez de conclure votre première vente, bonne nouvelle ! Vous allez pouvoir renflouer les caisses de votre entreprise. Mais votre client vous réclame une facture, et c’est normal ! La facture est obligatoire lors de toute prestation de services ou vente de marchandise entre professionnels. Mais aussi de professionnel à particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC. Voici les clés et mentions obligatoires pour que votre facture soit à la fois valide et incontestable. En bref, une vraie facture de pro.

Pourquoi faire une facture ?

Petits rappels*:

• La facture est une preuve juridique :
  Elle représente la réalité de la prestation rendue, ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur.
• La facture a une fonction commerciale :
  Elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.
• La facture est une pièce comptable :
  Elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels.
• La facture est un élément fiscal :
  Elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

Vous êtes convaincu(e) de faire une facture en bonne et due forme ! Maintenant, voyons les mentions obligatoires à faire apparaître.

Comment faire une facture de professionnel en 4 leçons ?

Leçon 1 : Identifier les parties prenantes

Les parties prenantes doivent être facilement identifiables sur votre facture. Pensez à libeller de manière claire et précise le nom et l’adresse de votre acheteur. Mais aussi l’adresse du fournisseur, c’est-à-dire : vous !

Leçon 2 : Extraire l’ADN de votre entreprise

Votre facture devra mentionner votre nom. Mais attention, une même entreprise peut avoir plusieurs noms : la dénomination sociale, le nom commercial (nom sous lequel votre activité est connue du public) et l’enseigne (signe permettant d’identifier visuellement un établissement). Ici, il s’agit bien de renseigner la dénomination sociale de votre entreprise.

Vous devrez également y mentionner votre adresse complète, et le cas échéant votre siège social, domicile légal de votre entreprise.

N’oubliez pas d’apposer également les mentions suivantes :

• votre numéro SIREN (l‘identifiant de neuf chiffres qui vous a été délivré par l’INSEE),
• votre code NAF,
• numéro RCS (Inscription au Registre du Commerce et des Sociétés).

Ces éléments sont obligatoires sur toute facture émise.

Si le montant de votre facture dépasse 150€ HT, vous devrez y indiquer le numéro individuel d’identification à la TVA. Ce numéro est facilement identifiable. Il se compose du code FR, d’une clé à deux chiffres et du numéro SIREN de l’entreprise.

Bien entendu, les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par la TVA et n’ont pas à indiquer cet élément sur leur facture. Ils devront en revanche indiquer la mention suivante «  TVA non applicable, article 293B du CGI ».

Dernier élément de votre ADN à ne pas oublier parmi les mentions légales, le statut juridique de votre entreprise : entreprise individuelle, société civile, SARL, SA, SAS…

Leçon 3 : Contextualiser la facture

Cette partie est dédiée à l’objet de la facturation en tant que telle. Il faudra que vous y apposiez la date d’émission de la facture, correspondant au jour où la pièce comptable a été établie. Mais aussi la date de la vente, ou de la prestation de service, correspondant quant à elle au jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation.

Le numéro de facture est un autre élément obligatoire. Celui-ci doit être unique et basé sur un ordre chronologique. Ce qui s’avère très utile quand il s’agit de retrouver une ancienne facture ou en  cas de contrôle !

Le corps de votre document devra renseigner la dénomination précise des biens et/ou des services vendus ou réalisés : nature, marque et références dans le cas de produits ; désignation précise de toutes les prestations dans le cas de services (ex : conseil, créations, matériaux…). Pour chaque élément ventilé, pensez à préciser la quantité, le prix unitaire HT et d’éventuelles réductions. Et bien-sûr, le montant total HT, le montant de TVA, et le total TTC (le cas échéant).

S’agissant de la TVA, ce n’est pas une mince affaire… A priori votre taux de TVA ne doit apparaître qu’une seule fois sur la facture, mais dans le cas où vos biens (ou services) seraient soumis à des taxes différentes, il vous faudra utiliser une ligne par taxe !

Notez cependant que la ventilation des éléments sur la facture peut être facultative si un devis détaillé a déjà été validé et signé par votre client. Vous reprendrez alors le numéro du devis concerné sur votre facture.

Le cas échéant, n’oubliez pas également de faire mention d’éventuelles majorations de prix, liés aux frais de transport ou d’emballage par exemple.

Leçon 4 : Border les éléments de paiement

La date limite de paiement sera le premier élément à mentionner de manière précise. Il peut être en plusieurs échéances, à 30 jours, ou un paiement comptant à réception de la facture par exemple.

Si le paiement n’intervient pas dans les délais, votre client encoure des pénalités de retard, dont il faudra faire mention également sur la facture.

S’agissant des données liées au paiement, sachez que vous devez, en sus des précisions liées aux pénalités de retard, mentionner aussi le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Par décret, celui-ci est fixé à 40 €.

Dernière chose, pensez à conserver les originaux ou une copie de vos factures pendant 10 ans (pour une vente de professionnel à particulier) et 3 ans (de professionnels à professionnels).

Les entreprises qui utilisent des logiciels de facturation bénéficient grandement dans la création de ses factures tout en restant en conformité avec les exigences légales en matière de facturation.

 *Source : http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F23208.xhtml