RGPD au sein de votre solution Compta & Facturation

6 months ago

Le 25 mai 2018 sera mis en application le RGPD (Règlement Général sur la Protection de la Donnée) au niveau de l’ensemble de l’Union Européenne. Le RGPD renforce la protection des données, responsabilise les acteurs traitant ces données et crée de nouvelles obligations à respecter.

Comme tout ce qui est nouveau, l’arrivée prochaine de ce règlement est aussi vectrice d’affirmations alarmistes alors qu’il s’agit avant tout d’une formidable opportunité d’affirmer vos engagements dans la relation de confiance que vous entretenez avec vos collaborateurs, clients, prospects, membres, adhérents, administrés… c’est-à-dire avec tous les contacts qui vous ont confié leurs données personnelles.

Pour replacer le RGPD dans ce qu’il est vraiment, nous vous proposons de consulter cette ressource à destination des petites et moyennes organisations (mais qui pourront également intéresser les plus grandes) par Bpifrance et la CNIL.

D’une manière générale, les bonnes pratiques restent :

– L’obtention du consentement des particuliers (B2C) destinataires de vos informations ;
– L’envoi des messages nécessairement adaptés à votre cible (obligatoire en B2B, recommandé en B2C) et conforme au consentement que vous avez préalablement collecté (B2C) ;
– Le désabonnement obligatoire en B2C et en B2B.

Nous avons tout naturellement déployé dans votre solution Sage Compta & Facturation de nouvelles fonctionnalités qui vous aideront dans votre propre mise en conformité.


Vous utilisez la version de janvier 2017

Pour appliquer le RGPD à vos contacts vous devez paramétrer la date de conservation des données qui sera appliquée à tous vos contacts.

1) Paramétrage la date de conservation des données

Dans le menu, choisir l’onglet « Paramètres » c’est depuis cet espace que vous allez définir les paramètres de conservation des données que vous pourrez ensuite modifier ou supprimer contact par contact.

RGPD

La période de conservation RGPD correspond à la période à laquelle les données données de vos contacts seront conservées dans l’outil.

Pour vous aider à choisir la période de conservation, cliquer sur « aidez-moi à chosir »

RGPD

Les registres comptables sont conservés pendant 3 ans après la fin de votre année fiscale.

2) Consulter l’application du paramétrage général dans une fiche contact

Dans le menu principal, cliquez sur « contacts » puis choisir le type de contact que vous recherchez : clients ou fournisseurs.

Sélectionnez dans la table de contacts qui s’affiche le contact en question,
RGPD

vous pouvez le rechercher dans l’espace « chercher »
GDPR

Sur la fiche du contact, sélectionner l’onglet « option »
GDPR

L’espace dédié au RGPD se trouve en bas à droite de la fiche et s’intitule « données personnelles régies par le RGPD »

Fiche 1 : le paramétrage général n’a pas été réalisé ainsi aucune date de conservation n’est suggérée sur la fiche de ce client
GDPR

Fiche 2 : le paramétrage général a été fait une date de conservation est suggérée, vous pouvez la prolonger si nécessaire
GDPR

3) Modifier de la date de conservation des données d’un de vos contacts

Toujours dans la fiche « contacts », sélectionner le type de contacts « clients » ou « fournisseurs », puis choisir le contact da la liste, cliquer sur « options » et retrouver en bas à droite de la fiche le paramétrage de la date de conservation des données pour ce contact.

GDPR

A l’aide du petit « stylet » ouvrez la fiche de paramétrage

GDPR

Utiliser l’icône « calendrier » pour proroger la date de suppression des données que vous aviez initialement définie pour ce contact, indiquer la cause de cette prorogation. Si ce contact veut que ces données soient conservées de manière permanente c’est également depuis ce formulaire en cliquant sur la case correspondante que vous pouvez appliquer la demande.

4) Supprimer les données d’un de vos contacts

Toujours dans la fiche « contacts », sélectionner le type de contacts « clients » ou « fournisseurs », puis choisir le contact da la liste et retrouver en bas à droite de la fiche le paramétrage de la date de conservation des données pour ce contact. A l’aide du petit « stylet » ouvrez la fiche de paramétrage et cliquez sur « supprimer les données ».

GDPR

S’affiche alors le message ci-après :

Confirmer votre demande comme demandé.

GDPR

Sur la fiche du contact pour lequel vous avez supprimé les données apparaissent alors les informations suivantes

RGPD

RGPD

RGPD

RGPD

Nous espérons que ce petit guide vous aidera au quotidien, n’oubliez pas « offrir à vos clients la maîtrise de leurs données personnelles constitue un gage de qualité et de confiance envers votre marque, notamment s’ils comprennent que vous respectez leurs choix et ne les sollicitez que lorsqu’ils le désirent ».

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter les documents suivants :

1. Vos obligations, nos conseils : https://www.sage.com/fr-fr/blog/rgpd-obligations-donnees-personnelles-tpe-pme/
2. Nos 5 conseils pour relever le défi de la RGPD : https://www.sage.com/fr-fr/blog/relevez-defi-rgpd-5-etapes/

Vous utilisez la version antérieure à janvier 2017

Un bouton « supprimer les données personelles » est désormais visible à la fin de la fiche contact, il vous permet de supprimer tout simplement les données personnelles à la demande de cet utilisateur/client. Vous pouvez avant de supprimer ces données obtenir des informations préalables grâce au bout « qu’est ce ? »

RGPD

RGPD

RGPD

En activant le bouton « supprimer les données personnelles », un code vous est communiqué afin de confirmer la suppression de celles-ci. Saisissez-le et cliquez sur « supprimer »

RGPD

Votre action est confirmée dans l’infobulle verte visible tout en bas de l’écran

RGPD

De même sur la fiche de cet interlocuteur sont visibles tous les champs dont les données ont été supprimées.

Enfin, si vous recherchez cet interlocuteur dans la liste de vos contacts, toutes les données personnelles le concernant ont été supprimées et apparaissent comme ci-après.

RGPD

Nous espérons que ce petit guide vous aidera au quotidien, n’oubliez pas « offrir à vos clients la maîtrise de leurs données personnelles constitue un gage de qualité et de confiance envers votre marque, notamment s’ils comprennent que vous respectez leurs choix et ne les sollicitez que lorsqu’ils le désirent ».

Créer son entreprise avec un inconnu – L’Orangerie de Paris

Jean-Baptiste et Felix sont co-fondateurs de l’Orangerie de Paris. La particularité de ces 2 jeunes [...]

2 years ago
Créer son entreprise en couple – Niteshot

À respectivement 25 ans et 30 ans, Clea et Jules sont co-fondateurs, avec Gabriel Defrocourt, [...]

2 years ago
Créer son entreprise avec un ami – Spearit

Romain et Nicolas sont co-fondateurs de Spearit. Ces 2 jeunes « startupeurs » ont la particularité d’être amis [...]

2 years ago
Interview de Clea Polar et Jules de Breuyck, créateurs de « Niteshot »

Place aux « startupeurs » sur Sage avec ces 2 jeunes entrepreneurs qui cherchent à « conquérir le [...]

2 years ago
Les dépenses inévitables au lancement de votre entreprise

Non, les dépenses ne sont pas l’ennemi juré du créateur d’entreprise ! Bien identifier l’ensemble des [...]

2 years ago
Interview de Maximilien de Fleurieu, fondateur d’Internship Community

Internship Community est une plate-forme gratuite de mise en relation d’étudiants et jeunes diplômés d’un [...]

2 years ago
Interview de Karen Bras, fondatrice de 2kids1bag, location facile pour les parents

« Mumpreneur », Karen a l’idée de créer « 2 Kids 1 Bag » lorsqu’elle part en voyage avec [...]

2 years ago
Interview de Bastien Rabastens, co-fondateur de Jimini’s, entreprise à croquer

Jimini’s est l’histoire de deux copains, Bastien et Clément, qui se retrouvent un soir après [...]

2 years ago

A propos

Compta & Facturation est la solution en ligne dédiée aux créateurs, auto-entrepreneurs, artisans et petites entreprises.